Технологичная и человечная. Топ-5 инноваций в офисной жизни

Работать в удалённом формате мы научились. За время пандемии смогли реализовать сложный проект по внедрению корпоративной IT-системы полностью дистанционно, начиная от переговоров с заказчиком, продаж, согласования этапов внедрения, непосредственно работ по проекту и заканчивая передачей системы в промышленную эксплуатацию. Ещё год назад представить себе подобное было очень сложно: заказчики настаивали на личных встречах, но теперь границы возможного существенно расширились. Тем не менее удалённый формат удобен далеко не всегда, поэтому большинство выбирают гибридный. Тренд на гибридный офис стал главенствующим.

Гибридный формат работы

В этом общем тренде мы не исключение и тоже давно перешли на гибрид: этот подход предполагает, что часть сотрудников присутствует в офисе, а часть работает из дома, причём часто это одни и те же люди. Просто в зависимости от задач и загрузки они определяют, как будут действовать, сколько дней и в каком рабочем режиме проведут в офисе, а сколько — дома.

В Navicon 460 сотрудников, включая тех, кто работает в Москве, Петербурге, Казани, Ставрополе, Омске и Брянске, а также представителей в других городах России. Гибрид доступен всем, причём всё настолько гибко, что сотрудники на местах сами решают: выбрать для офиса определённые дни недели или определённые числа в месяце или же вообще действовать по договоренности каждую неделю.

Наши внутренние исследования показали, что сейчас 15—18% сотрудников компании full time находятся в офисе просто потому, что им так удобнее. Ещё 20% выбирают только home office, и абсолютное большинство — именно гибридный формат. Я думаю, что полностью в офисы бизнес уже никогда не вернётся, поскольку новая модель актуальна для многих отраслей: для банков, страхования, IT, телекома и других, где можно работать удалённо без потери эффективности.

Свободные рабочие места

Под влиянием гибридного формата офисные пространства также меняются: многие компании отказываются от закреплённых рабочих мест, и офисы теперь скорее напоминают коворкинги. Мы, например, делаем глобальный ремонт в московском офисе: количество посадочных, зафиксированных за сотрудниками мест уменьшится в пользу пространств для проектных команд и коллаборации.

Некоторые компании сокращают квадратные метры офисных помещений, потому что в них уже нет большой потребности. Мы же меняем конфигурацию офиса, вводим мобильные рабочие места, которые можно будет забронировать через специальную систему. Не будет никаких личных мониторов и пространства, разделённого по отделам, напротив, каждое место будет оборудовано так, что на нём будет всё необходимое, включая технику, но при этом можно будет легко подключить свою, взять её с собой не только домой, но и на выезд к заказчику. Всё максимально адаптивно.

Поскольку основная деятельность в компании проектная, мы расширяем территорию для встреч команд. Теперь это не просто закрытые переговорные, а пространства в стиле open space, конфигурация которых предусматривает разные активности: от флипчартов, средств визуализации и традиционных больших столов до диванных зон и зон отдыха по типу кафе, где можно проводить митапы, мозговые штурмы, тимбилдинги и даже неформальные мероприятия.

Мы также будем вводить индивидуальные рабочие комнаты по брони. Они небольшие, но в такой комнате человек сможет спокойно поговорить по телефону, пообщаться с клиентом, решить вопрос в камерной обстановке. Такие комнаты будут по всему периметру офиса для того, чтобы коммуникация была максимально комфортной для всех.

Электронный документооборот

Удалённая работа также повлекла за собой тотальный переход к системам электронного документооборота (ЭДО) там, где это возможно, и отказ от бумаги. ЭДО внедряют все, и мы не исключение. Кроме того, что ЭДО упрощает жизнь, ускоряет процессы согласований, мы таким образом ещё и регулируем количество используемой бумаги и надеемся, что помогаем планете.

Что ещё стоит отметить, так это повсеместный перенос систем в облако. Многие компании сейчас думают о средствах, которые позволят им не привязываться к серверам, а работать в веб-версиях систем, доступных из любой точки мира с помощью логина и пароля. И «облака» становятся самым простым решением.

Развитие онлайн-коммуникаций

Кроме того, в офисную жизнь вошло большое количество удобных средств онлайн-коммуникации. Их стали активнее использовать во время пандемии: существует множество решений, которые позволяют сотрудникам писать, звонить друг другу, включать аудио-, видеосвязь, запускать массовые вебинарные комнаты, а ещё мессенджеры с чат-ботами, чтобы быстро получить ответы на простые вопросы.

Такие решения применяются всеми компаниями в большом объёме, и если раньше в среднем компания использовала один мессенджер — допустим, Skype для бизнеса, — то сейчас таких средств может быть несколько. У нас в ходу четыре платформы для связи.

Офис для жизни, а не только для работы

В целом офис перестает быть пространством исключительно для работы, теперь это такой центр притяжения для всех сотрудников. В офис приходят не только для того, чтобы встретиться с командой и решить насущные вопросы, но и просто увидеться с коллегами, поговорить, обменяться новостями, построить неформальные отношения.

Мы тоже превращаем офис в центр интеграции и коллаборации, поэтому в нём существенно изменится зона, в которой ребята смогут оставаться после рабочего дня и общаться. Ценность живого общения ничто не заменит. Раньше мы недооценивали эту часть офисной жизни, и только во время пандемии осознали её значение. В общем, современный офис становится более гибким, мобильным, технологичным и при этом более удобным и «человечным».