«МИР ИНСТРУМЕНТА» объединяет закупки и логистику в единую систему управления

«МИР ИНСТРУМЕНТА» автоматизировала транспортно-логистическую деятельность при помощи решения Navicon Advanced SCM на базе системы управления предприятием Microsoft Dynamics AX 2012.

29.06.2015


			«МИР ИНСТРУМЕНТА» объединяет закупки и логистику в единую систему управления			«МИР ИНСТРУМЕНТА» объединяет закупки и логистику в единую систему управления

«МИР ИНСТРУМЕНТА» — один из крупнейших в России оптовых поставщиков инструментов, хозяйственных товаров, силового и осветительного оборудования. Ассортимент компании включает 12 тыс. наименований (товары и запчасти).

Ситуация

Компания «МИР ИНСТРУМЕНТА» поставляет товар в Россию и Казахстан, осуществляя закупки в России и за рубежом у 1,5 тыс. российских и иностранных поставщиков. Длина маршрута доставки товара может превышать 10 тыс. км — с доставкой тремя видами транспорта (морской, железнодорожный, автомобильный), сменой транспорта до пяти раз, до 20 точек на маршруте доставки и максимальным плечом доставки товара - до шести месяцев.

Очевидно, что для такой компании, как «МИР ИНСТРУМЕНТА» — дистрибьютора, работающего как по всей России, так и за рубежом, — закупочная и логистическая деятельность являются важнейшими бизнес-процессами. Поэтому ситуация, в которой компания оказалась к 2012 году, существенно затрудняла ее деятельность — в логистике и закупках использовались разные системы автоматизации, из-за чего дублировался ввод данных и отсутствовала информация о фактической себестоимости товара с учетом всех накладных расходов. Существовавшее ИТ-решение, включавшее ряд систем, использовавшихся на разных участках работы, не позволяло гибко управлять складскими запасами, включая товары, находящиеся в пути.

«Бизнес компании рос, мы значительно расширили географию присутствия. Во всех регионах мы обеспечиваем единую ценовую политику, несмотря на разную логистику и территориальную удаленность. Закупки и логистика тесно связаны с таможенным регулированием, сложными логистическими цепочками, управлением складскими запасами. Имевшиеся до сих пор в нашем распоряжении средства автоматизации не справлялись с возросшей нагрузкой», - Дмитрий Корольков, «МИР ИНСТРУМЕНТА».

Бизнес-требования

В 2012 году руководством компании было принято решение о внедрении системы управления бизнесом, которая позволила бы эффективно работать с закупками и цепочками поставок и учитывать взаиморасчеты с поставщиками товаров и услуг, получать данные о плановой и фактической себестоимости товаров, автоматизировать процессы контроля качества, а в будущем управлять продажами и получать данные о финансовых результатах деятельности компании в рамках единой информационной системы.

«МИР ИНСТРУМЕНТА» разработал ряд требований к новой системе управления закупочной и логистической деятельностью:

  • финансовый учет всех операций, связанных с закупочной и логистической деятельностью компании, — в рамках единой информационной системы;
  • расчет плановой и фактической себестоимости товара с учетом всех накладных расходов на пути его следования от поставщика до мест хранения;
  • многоязычность, включая возможность переключения языка интерфейса;
  • полный контроль цепочек поставок с момента размещения заказа у поставщика, включая производство заказанного товара и его отгрузку от поставщика, и до момента поступления товара на место хранения;
  • полная автоматизация контроля качества от приемки товара до его прихода на склад;
  • учет взаиморасчетов с поставщиками;
  • интеграция с внешними системами («1С: Предприятие», WMS 3000, RPAS, FLUX, программные продукты «Альта-Софт»).
  • От будущего подрядчика требовалось разработать концепцию проекта автоматизации закупочной, транспортно-логистической, складской и финансовой деятельности компании и его развития на ближайшие 5–7 лет.

    Выбор решения

    «Компания «МИР ИНСТРУМЕНТА» рассматривала различные системы автоматизации, способные решить вышеперечисленные задачи, включая систему «1С: Предприятие», опыт работы с которой компания уже имела. Был выполнен детальный анализ с сопоставлением предъявленных требований и фактических возможностей предлагаемых решений. С учетом принятой ИТ-стратегии компания выбрала систему Microsoft Dynamics AX 2012 — ERP-решение, эффективное, в том числе, с точки зрения управления процессами в динамично растущем бизнесе. МИР ИНСТРУМЕНТА объединил все закупочные и логистические процессы в единую систему управления, которая позволила автоматизировать критически важные для бизнеса направления работы», - Павел Туровец, руководитель проектов, Navicon.

    Выбор партнера

    Исполнителем проекта внедрения Microsoft Dynamics AX 2012 в «МИР ИНСТРУМЕНТА» стала компания Navicon — системный интегратор, работающий в области ИТ-консалтинга и управления проектами более 10 лет и имеющий в своем активе более 450 проектов, реализованных в компаниях из различных отраслей.

    Серьезным аргументом в пользу работы с Navicon стал большой опыт работы интегратора в области автоматизации дистрибуции.

    Решение

    Для выполнения технического задания «МИР ИНСТРУМЕНТА» компания Navicon предложила собственную разработку на базе Microsoft Dynamics AX 2012 — решение Navicon Advanced SCM (Supply Chain Management), которое является межотраслевым решением для управления цепочками поставок. Решение Navicon Advanced SCM предназначено для поддержки планирования цепочек поставок, управления ими и их анализа, автоматизации складских процессов, контроля качества, моделирования плановой и формирования фактической себестоимости товаров, а также автоматизации внутрихолдинговых операций, связанных с цепочками поставок, включая формирование сквозной себестоимости по группе компаний с исключением внутрихолдинговых наценок.

    Внедрение

    Большое количество задач, поставленных заказчиком, и широкий территориальный охват деятельности «МИР ИНСТРУМЕНТА4» повлияли на сроки выполнения работ — весь процесс от начала планирования до сдачи системы в тестовую эксплуатацию занял два года. Над проектом работала совместная команда «МИР ИНСТРУМЕНТА» и Navicon, состоявшая из 15 специалистов по Microsoft Dynamics AX 2012.

    Этап анализа и дизайна решения занял первые полгода проекта. В подготовке функциональных требований и разработке дизайна решения приняли участие порядка 40 сотрудников компании «МИР ИНСТРУМЕНТА» из 20 подразделений, в том числе за пределами РФ.

    Этап разработки, настройки и тестирования решения занял следующие 10 месяцев проекта. В ходе этапа были разработаны и протестированы интерфейсы, необходимы для загрузки сложных начальных данных, например, сведений о грузах, находящихся в пути. В ходе работ были выявлены дополнительные требования, было учтено постоянное развитие бизнеса заказчика и изменение в связи с этим ряда бизнес-процессов. В результате были скорректированы рамки и сроки работ, для достижения максимального эффекта от внедрения системы.

    Этап развертывания системы занял полгода. В рамках этапа проходило масштабное обучение большого числа пользователей системы, в том числе иностранцев, не говорящих на русском языке. Также был организован и проведен UAT (User acceptance testing), в котором приняли участие практически все конечные пользователи, а также пробный запуск системы в эксплуатацию, что позволило свести к минимуму риск неудачного старта реальной опытно-промышленной эксплуатации.

    «Переход к использованию современной ERP-системы стал для нас приоритетной задачей: решение позволило не только вывести процессы на уровень, соответствующий масштабам бизнеса, но и планировать развитие компании без оглядки на ее ИТ-инфраструктуру», - Дмитрий Корольков, «МИР ИНСТРУМЕНТА».

    В декабре 2014 г. решение было запущено в опытно-промышленную эксплуатацию, и с января 2015 г. компания «МИР ИНСТРУМЕНТА» приступила к полномасштабной промышленной эксплуатации решения Navicon Advanced SCM.

    Бизнес-эффективность

    В режиме промышленной эксплуатации с решением на базе Microsoft Dynamics AX работает около 70 пользователей.

    По свидетельству заказчика, новое решение позволяет удобно и прозрачно контролировать закупку и логистику доставки товара от производителя до мест хранения, при необходимости оперативно управляя сменой графика поставок при изменении внешних условий. При помощи Navicon Advanced SCM легко определить плановую и фактическую себестоимость товара с учетом цены закупки, маршрута и расходов на доставку, размера таможенных платежей и других затрат, связанных с закупкой и транспортировкой.

    В решении реализованы восемь вариантов поставок, в том числе учтены особенности закупок как у поставщиков, находящихся на территории РФ, так и за рубежом. Плановые таможенные платежи рассчитываются с использованием интерфейса интеграции с программным продуктом «ТАКСА» Альта-Софт. Решение интегрировано с WMS-системами и позволяет обрабатывать случаи, когда в момент поступления товара на склад выявляются расхождения по количеству и качеству.

    В настоящее время решение помогает эффективно управлять закупками и транспортной логистикой «МИР ИНСТРУМЕНТА», что позволяет оптимизировать грузопотоки и складские остатки компании. Решение успешно эксплуатируется и развивается: повышается число автоматизируемых функций и бизнес-процессов, оптимизируются интерфейсы, растет число необходимых отчетных и запросных форм.

    Компания «Мир инструмента» - один из крупнейших в России оптовых поставщиков инструментов, хозяйственных товаров, силового и осветительного оборудования. Ассортимент компании включает 12 тыс. наименований (товары и запчасти). Закупочная и логистическая деятельность является важнейшими бизнес-процессами для торговой компании, которая ведет деятельность, как по всей России, так и за рубежом.

    Gartner включил Navicon в список поставщиков CRM для фармацевтических и биотехнологических компаний

    Navicon стал «Партнёром года» Microsoft в России

    Navicon разработал портал регистрации продукции для STIHL

    Navicon разрушает стереотипы о внедрении BI-систем

    Navicon стал золотым партнёром Microsoft по облачным CRM-сервисам