Как RPA помогает фармбизнесу экономить на документообороте

04.06.2018


			Как RPA помогает фармбизнесу экономить на документообороте			Как RPA помогает фармбизнесу экономить на документообороте

О том, как фармкомпаниям выбрать систему документооборота таким образом, чтобы сэкономить на обработке документов и избавить своих сотрудников от монотонного труда, рассказывает Евгений Голубицкий, руководитель департамента инноваций ИТ-компании Navicon:

– Российский фармацевтический сектор сегодня старается преодолеть разрыв между растущими затратами на производство и возможным падением прибыли от общей ситуации на рынке и новых регуляторных требований в части ведения отчетности. С мая 2017 года к российскому фармрынку начали применяться производственные практики Евразийского экономического союза, а сам рынок вошел в единое пространство ЕАЭС, что не могло не сказаться на принципах и стандартах ведения производственных и бизнес-процессов.

Ужесточились правила производства и контроля качества продукции, принят закон об обязательной маркировке лекарственных препаратов с 1 января 2020 года – в итоге перед участниками рынка остро встал вопрос, как изменить логистические и иные процессы с соблюдением новых стандартов. Естественно, это невозможно сделать без непрерывного контроля жизненного цикла ЛП, то есть быстрого и тщательного сбора и анализа данных на всех стадиях выпуска продукта.

Бумага против прибыли

По подсчетам экспертов, сложные механизмы крупного фармпроизводства пропускают через себя до 3 млн бумажных документов в год, включая формы исследований, отчетность от аптек, бухгалтерские документы, данные от/для регуляторов и множество других. Их обработка и доставка скоростью не отличаются: те же документы от контрагентов могут лежать в аптеках до пяти дней.

При всем этом, несмотря на высокую технологическую оснащенность фармпредприятий, процесс обработки, сканирования и перевода документов в электронный формат автоматизирован далеко не везде. А ведь в сегодняшних условиях, с учетом жесткой конкуренции в фарме, это потеря прибыли, которая давно уже не решается увеличением штата сотрудников.

Как в этих условиях оптимизировать ведение документооборота? Прежде всего нужно выстроить такую «логистику» документации, чтобы процессы распознавания, внесения данных в системы и их первичной обработки проходили с минимальным участием человека. Необходима ИТ-система, которая сможет работать на этом этапе за человека. Благо, на рынке такие решения уже есть.

Как выбрать систему для работы с документами?

При выборе качественной системы для работы с документами первым делом стоит задать себе несколько вопросов.

Во-первых, нужно понять, как вы собираетесь сканировать документацию: при помощи промышленных сканеров с автоподачей, обычного сканера или мобильного? Этот вопрос особенно актуален для фармпроизводителей, чьи региональные представители работают с документами на выездах и редко имеют доступ к большому офисному оборудованию.

Во-вторых, важно определить, каким будет дневной объем сканируемой документации. Такой нехитрый анализ даст понять, как у вас организован бумажный документооборот, какие пути его оптимизации возможны и есть ли в этом процессе этапы и операции, которые можно безболезненно устранить.

Следующий шаг – это непосредственно минимизация ручного труда в подготовке документов. Здесь стоит обратить внимание на несколько важных нюансов.

Прежде всего, простой офисный сканер не умеет автоматически распознавать, сортировать и индексировать документы. И при работе с ними огромное количество времени сотрудников расходуется на ручную, монотонную работу.

Не менее важный вопрос – извлечение данных. Как оцифрованные файлы попадут в другие системы управления ЭДО и производством? Их нужно будет распознать так, чтобы каждая система в вашем учреждении «поняла» эти данные. А значит, выбрать точную систему распознавания документов.

При этом все описанные процессы должны быть полностью налажены и автономны от человека. Решить эту задачу помогают технологии RPA с модулем работы со сканерами, или роботизация бизнес-процессов.

Какие преимущества дает RPA фармацевтической отрасли?

Под роботизацией бизнес-процессов мы понимаем внедрение таких «умных» алгоритмов, или программных роботов, которые могут выполнять часть рутинных операций за человека. В частности, они могут полностью взять на себя операции в области распознавания документов и их распределения по различным учетным системам. Распределение документов по базам данных обычно осуществляется по набору тегов, меток и других отличительных признаков – и для распознавания документа нового типа или класса, с новыми отличительными признаками, система должна обучиться.

Эксперты Института роботизации IRPA определили, что благодаря роботизации распознавания документов:

  • снижаются операционные расходы компании;
  • улучшается аналитика данных, прежде всего – в административной части;
  • повышается уровень соответствия требованиям законодательства и регуляторов;
  • повышается эффективность труда, ведь роботу отпуск и перерыв на обед не нужен;
  • специалист избавляется от выполнения повторяемых, механических операций и может затратить освободившееся время на решение креативных или стратегических задач бизнеса.

Другими словами, роботизация даже такого малого процесса, как распознавание документов, при масштабировании может дать компании существенное преимущество перед конкурентами на рынке.

Как выбрать подходящую платформу роботизации?

При выборе RPA-поставщика нужно обратить внимание на несколько деталей. Прежде всего надо точно просчитать расходы на платформу, срок ее окупаемости и объемы будущей экономии. Не нужно слепо и быстро покупать лицензии, которые кажутся дешевыми – для начала стоит рассчитать общую стоимость владения системой на 3–5 лет с учетом роста бизнеса и потребностей пользователей решения.

Важно также учесть, насколько функциональность платформы соответствует вашим запросам. Например, RPA-платформа лидера роботизации Kofax обеспечивает мультиканальный захват документов, их сортировку в зависимости от типа, улучшение качества сканируемых носителей, контроль и анализ контента, а также высокую скорость его обработки. На выходе сотрудники компании получают простой, «человечный» интерфейс для работы с данными, их удобное представление и комплексный итоговый анализ.

В итоге ваш новый «сотрудник-робот» будет делает рутинную и очень долгую работу быстро, непрерывно и без сверхурочных. Ему не нужно рабочее место или программы обучения персонала, а его эффективность не будет зависеть от личных причин. При этом робот абсолютно точно не заменит человека – лишь станет ему хорошим «плечом поддержки» и позволит сосредоточиться, наконец, на выполнении своих профильных задач, креативных или стратегических, вместо заполнения отчетных форм.

Статья опубликована на сайте «Фармацевтический вестник»

Gartner включил Navicon в список поставщиков CRM для фармацевтических и биотехнологических компаний

Navicon стал «Партнёром года» Microsoft в России

Свободная касса. Открытость фискальных данных на руку не только производителям

Navicon предложит фармкомпаниям и FMCG-сектору решения SAP

Navicon и AnyLogic помогут российским компаниям управлять логистикой